| Dicen que uno asciende en el trabajo hasta el puesto donde ya se es ineficiente. |
| Por otra parte la capacidad de trabajar en distintas tareas acaba con el primer estrés. |
Desde hace un tiempo me doy cuenta que con los años uno va perdiendo la capacidad de manejar muchas tareas al mismo tiempo. Hay varias razones que no tienen que ver con la edad. Primero, al aumentar el número de tareas, también aumenta el tiempo que invertimos en cambiar de una tarea a otra (lo que haciendo una analogía con un computador, es el tiempo de cambio de contexto) y segundo, aunque la mayoría de los cambios de contexto son planificados, muchas veces son debidos a interrupciones. Aunque las interrupciones pueden producir beneficios, otras veces son negativas, hasta olvidando por ellas alguna de nuestras tareas. Los cambios de contexto no planificados son controlables si somos concientes de ellos y a esto me quiero referir en esta ocasión con respecto al proceso de desarrollo de software. Por supuesto, también hay razones externas o estados de ánimo transitorios, que no son controlables. En mi siguiente columna veremos como también los cambios de contexto afectan la enseñanza universitaria.
¿Trabajando Tranquilo?
¿Ha pensado cuánto tiempo perdemos resolviendo interrupciones en nuestro trabajo? Ya sea en persona, por teléfono, por correo electrónico o por elementos externos como ruido, cortes de luz (muy en boga) o ganas de ir al baño. Mediciones realizadas en tres grupos de desarrollo de hardware y software de dos grandes compañías arrojaron interesantes resultados. Primero, entre 15 y 20% del tiempo se pierde manejando y concentrandose de nuevo para continuar trabajando. Es decir, cuando dimensione la duración de un proyecto de software, agregue un 20% para interrupciones. Las interrupciones más frecuentes son en persona (70%), seguidas de las llamadas telefónicas (15%) y el correo electrónico (10%). Las interrupciones en persona no pueden ser ignoradas y aunque el teléfono puede no contestarse, igual molesta. Además, en el estudio se encontró que estos dos primeros tipos de interrupciones afectaban a otras personas en el mismo ambiente de trabajo y tomaban más tiempo en ser respondidas porque los correos electrónicos eran mejor formulados. Por esta razón, muchas instituciones tratan de favorecer el uso de correo electrónico, ya que es una interrupción que puede no ser contestada inmediatamente y manejada cuando sea conveniente.
Con respecto al origen de las interrupciones, el 20% provenía del mismo grupo y el 50% de otros grupos de desarrollo. Esto sorprendió a los grupos de trabajo que esperaban que la mayoría de las interrupciones fueran externas. Este hecho podría implicar que las interrupciones son inherentes al proceso de desarrollo y deberían estudiarse formalmente. Con respecto al tiempo necesario para concentrarse nuevamente después de atender la interrupción, éste es al menos de 15 minutos. Esto significa que con más de 10 interrupciones diarias, el tiempo entre interrupciones es demasiado corto para realizar tareas de alta concentración, como es el desarrollo de software. La mayoría de la gente prefiere atender interrupciones pequeñas inmediatamente para no aumentar el número de tareas pendientes, al igual que las interrupciones consideradas urgentes. En promedio, el 90% de las interrupciones eran resueltas de inmediato. A veces las interrupciones deben ser pospuestas por falta de información, aunque se encontró que el 90% de los pedidos estaban bien formulados, pero que el 10% restante necesitaba más tiempo que todo el resto para ser resueltos. Las razones de la interrupciones fueron 25% por falta de conocimiento o experiencia, 20% por problemas de documentación y otro 10% porque el iniciador de la interrupción no tenía clara la responsabilidad del interrumpido (es decir, un problema organizacional). Un 30% de las interrupciones eran producto de visitas sociales o ruido ambiental.
| Aspectos Positivos | Aspectos Negativos |
| Parte de las tareas de desarrollo | Perturba la concentración |
| Ayuda a resolver problemas | Requiere un esfuerzo adicional |
| Estimula la interacción social | No es parte de las tareas de desarrollo |
| Esencial para el trabajo | No permite prevenir problemas |
| Permite conocer el estado del proyecto | Causa atrasos al proyecto |
Soluciones Parciales
La importancia de medir el efecto de las interrupciones es que aumenta el grado de conciencia de sus aspectos negativos. La tabla adjunta indica los aspectos positivos y negativos de las interrupciones. El saber cuándo y cómo ocurrió una interrupción puede ayudar a limitar los aspectos negativos, ya sea en el que inicia la interrupción o en la persona que la recibe. Se encontró que el 30% de las interrupciones eran inapropiadas (es decir, eran para otra persona) o podrían haber sido resueltas por el que interrumpió. Este tipo de interrupciones son las que primero debieran eliminarse en cualquier organización. En particular, son más dañinas en reuniones porque afectan a más personas y en este caso deben evitarse al máximo. Por lo tanto, deben desconectarse teléfonos en la sala de reunión o celulares y considerar que el tiempo de todos los participantes es tan valioso como el de uno mismo. Para los cambios de contexto planificados, trate de concentrar sus reuniones manteniendo a la vez períodos de tiempos amplios dedicados a tareas que necesitan mayor concentración. También es importante dejar de 15 a 30 minutos entre reuniones u otras actividades planificadas para considerar atrasos y el tiempo necesario para cambiar de contexto. Finalmente, el uso de modelos de madurez como CMM ayuda a disminuir las interrupciones porque el proceso de desarrollo está mejor definido y organizado.
Parte de esta columna se basa en el artículo de R. van Solingen, E. Berghout y F. van Latum, "Interrupts: Just a Minute Never Is", IEEE Software, Sept/Oct 1998, 97-103.
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